Introduction
Dans le cadre de la réalisation de leurs missions, les collaborateurs sont amenés à effectuer des dépenses, et en particulier quand ils sont en déplacement. Derrière les nombreuses dénominations commerciales se cachent en réalité deux grandes catégories de carte de paiement destinés à ces usages. On vous dit tout !
Les grands principes des cartes de paiement professionnelles
Carte Affaire ou Carte Corporate, les deux sont des cartes de débit matérielles ou virtuelles et destinées uniquement aux dépenses professionnelles. Il peut s’agir des frais de déplacement, des frais de repas, des frais de fournitures de bureau, de communication, des licences logiciels, de location d’équipement, d’hébergement etc.
La carte Corporate
Une carte Corporate, parfois nommée carte business, est une carte de débit ou crédit d’entreprise physique ou virtuelle qui est émise au nom de la société et attribuée à un collaborateur ou un service. Elles permettent donc au salarié de ne pas faire d’avance de frais pour leurs activités professionnelles ou leurs déplacements. Les dépenses effectuées avec une carte corporate sont généralement suivies et gérées par le service comptable de l’entreprise, ce qui permet une meilleure visibilité des dépenses professionnelles.
Elles peuvent être paramétrables pour mieux encadrer les dépenses en fonction de la politique de dépenses de l’entreprise (plafonds, horaires d’utilisation, ou encore types de dépenses). Il sera dans tous les cas nécessaires de produire pour l’employeur les justificatifs des dépenses ainsi qu’une note de frais.
La carte Affaire
A l’inverse une carte affaire est une carte de débit ou crédit physique ou virtuelle destinée à un usage professionnel, mais elle est généralement émise au nom d’un employé (et donc débite le compte personnel du collaborateur). Elles sont généralement configurées en paiement différé. Le montant des achats est seulement débité après un certain délai, on compte généralement un mois. Ceci permet de demander le remboursement des frais avant que ceux-ci ne soient débités.
Pour obtenir ce remboursement de la part de l’entreprise, il est nécessaire de fournir les justificatifs des dépenses ainsi que les notes de frais. La vérification des éléments et le remboursement peuvent prendre plusieurs semaines voire plusieurs mois. En cas de dépassement des dépenses par rapport à la politique de dépense de l’employeur, ce dernier peut refuser le remboursement d’une partie des frais engagés qui resteront à la charge du salarié.
Les notes de frais, une étape incontournable
Le remboursement des frais professionnels engagés par un salarié pour son entreprise est obligatoire.
De son côté le salarié doit fournir les éléments justificatifs liés aux dépenses engagées ainsi qu’une note de frais précisant la date, le détail des dépenses, le montant, le taux de TVA du produits ou service, la nature de la dépense, le motif professionnel… C’est un processus qui peut s’avérer long et fastidieux pour le salarié comme pour les équipes comptables chargées de la vérification et de l’enregistrement de demandes de remboursement. Pour automatiser entièrement ces processus il existe des solutions telles que Mooncard.
Les notes de frais sont soumises à des limites et des plafonds en termes de montant et de fréquence. Cela peut être spécifié dans les politiques de l’entreprise ou les conventions collectives. Les notes de frais doivent être remboursées dans un délai raisonnable, qui ne doit pas dépasser un mois (en théorie) à compter de la réception de la demande de remboursement.
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