[Commerçants] Votre logiciel de caisse est-il certifié NF525 ?

06 décembre 2018 Normes et législations Tuto

Probablement un très grand nombre d’entre vous ne sont pas sans savoir qu’une nouvelle règlementation concernant les logiciels de caisse est entrée en vigueur début 2018. En effet, vous êtes nombreux à utiliser ce type de logiciel, en parallèle de votre terminal de paiement. Il est donc temps de faire un point sur la norme NF525 !

Cet article vous permettra d’y voir plus clair et de découvrir les particularités de cette nouvelle règlementation.


Logiciel de caisse norme NF525

Pour commencer : qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?


Un logiciel (ou système de caisse) est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel.

Le but : les conserver en mémoire pour traçabilité. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables. Les données concernées sont donc celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, sur une vente ou une prestation de service.

Contrairement à un logiciel de gestion commerciale, le logiciel de caisse ne permet pas, en général, d’éditer une facture.

Ce genre de logiciel présente de nombreux avantages (dont certains sont communs avec ceux d’une caisse enregistreuse classique) :

  • Un gain de temps : c’est indéniable, un système de caisse vous fait gagner du temps (traitement des commandes plus rapide, édition automatique de rapports quotidiens et / ou périodiques pouvant être transmis directement à votre expert-comptable pour la tenue de votre comptabilité) ;

  • Une meilleure gestion : elle vous donne également la possibilité de vous affranchir de certaines contraintes et de limiter le risque d’erreur. Elle permet également de gérer les stocks en temps réel en fonction des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties (ventes à la clientèle) ;

  • Un outil de preuve (dispositif de sécurisation) : non obligatoire mais fortement recommandé, particulièrement en matière fiscale. Effectivement, en cas de contrôle, la caisse est un des premiers éléments contrôlés.


Quelles sont les obligations prévues par la loi ?


La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

A savoir : il est nécessaire pour le professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.

Chez Smile&Pay, notre volonté est de vous laisser choisir l’éditeur de logiciel de caisse qui vous convient le mieux. Chaque métier a ses besoins spécifiques (traitement des commandes, gestion des stocks et suivi fournisseurs, TVA particulière)… Il est donc nécessaire que vous choisissiez l’outil le plus approprié à votre activité !


Pourquoi une réglementation ?


La norme NF525 a pour but principal de lutter contre la fraude à la TVA. Les abus étant trop nombreux, il est inévitable de règlementer et d’encadrer les encaissements des professionnels et commerçants.

Aviez-vous entendu parlé du réseau de pharmacies ayant réussi à dissimuler pas moins de 400 millions d’euros sur trois ans, grâce à un logiciel informatique ? (Cliquez ici pour plus d’informations)


A qui s’adresse la norme NF525 ?


Elle s’applique à la plupart des commerçants utilisant une caisse. Tout logiciel de caisse ou système informatisé de pesage devra désormais être certifié NF525 en s’équipant d’un logiciel de comptabilité et de gestion, certifié par l’AFNOR (Association Française de NORmalisation) ou le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais).

Cette nouvelle loi a donc été rendue obligatoire pour tout logiciel servant aux opérations assujetties à la TVA. En cas de non-respect de cette norme, une lourde amende (de 7 500€) est prévue pour chaque appareil non-conforme ainsi que de possibles pénalités fiscales dans le cas de transactions qui auraient pu être dissimulées.

Chaque commerçant dispose donc d’un délai 60 jours pour régulariser sa situation. Ce contrôle peut survenir de manière inopinée dans les locaux professionnels selon l’article L.80.O. Il concerne la France métropolitaine ainsi que les départements d’Outre-Mer, à l’exception de La Guyane et Mayotte (territoires non soumis à la TVA).

Nota bene : Nous tenons à bien préciser que l’application d’encaissement Smile&Pay n’est en aucun cas un logiciel de caisse et n’est donc pas soumise à cette réglementation.


Que contient la norme NF525 ?


Tout logiciel de compatibilité ou de gestion certifié NF525 devra donc répondre à quatre conditions, dans un objectif de transparence des données :

  1. Inaltérabilité : toute donnée doit être enregistrée et conservée de manière détaillée. Aucune transaction ne doit être effacée. Si des corrections ont été apportées, ces dernières devront figurer dans les écritures comptables.

  2. Sécurisation : les données doivent être sécurisées, qu’il s’agisse d’éléments d’origine, modifiés ou justificatifs.

  3. Conservation : tout logiciel doit prévoir une clôture afin que soit calculé le total d’une période bien précise. Cette conservation des données cumulatives et récapitulatives peut s’opérer soit en ligne (à travers un logiciel ou un système centralisé répondant à l’obligation de traçabilité) soit dans un document comptable (grand livre, bilan…) en respectant les conditions d’archivage.

  4. Archivage : toute donnée doit être datée et garantie intègre. Ces dernières peuvent être consultées par l’administration fiscale à tout moment et doivent faire l’objet d’un procédé fiable de traçabilité.

Si vous doutez sur la conformité de votre logiciel de caisse ou de pesage, nous vous invitons à demander une attestation à votre fournisseur ou le cas échéant à vous tourner vers un éditeur certifié par une autorité de certification à la norme NF525 ou LNE.

Une liste de logiciels certifiés est disponible en cliquant sur ce lien.
On y retrouve des solutions comme : Rovercash, Addictill, Tillersystems, Popina, Wavy, FlexibBeauty, iKentoo, SkyTill et bien d’autres.


Quel logiciel de caisse utilisez-vous ?


N’hésitez pas à nous transmettre le logiciel de caisse que vous utilisez par email à l’adresse : support@smileandpay.com, nous vous adresserons directement un retour personnalisé en fonction de l’outil utilisé ou l’outil souhaité. Nous verrons également s'il nous sera possible d'intégrer notre solution Smile&Pay directement dans l’interface de la solution.

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