Comment choisir sa solution de billetterie ?

03 mars 2017 Générale

Aujourd’hui, nous nous intéressons à un problème commun à de nombreux utilisateurs de Smile&Pay.

Comment choisir sa solution de billetterie lorsqu’on organise un événement ?
Evénement concert

Le choix de votre solution de billetterie peut s’avérer crucial dans le succès de votre événement. Il vous faudra prendre en compte différents critères :
• Choix du canal de distribution,
• Choix des outils et des prestataires.
• Respect les obligations légales relatives à la mise en vente de billets

Bien définir sa stratégie


Avant de vous lancer vous devez être capable de répondre à un certain nombre de questions qui vous permettront de mieux identifier vos besoins :

Où souhaitez-vous distribuer vos billets ?
• En ligne sur votre site internet ?
• En ligne sur des sites de partenaires ?
• Physiquement sur le lieu de l’événement ?
• Physiquement dans des points de vente partenaires ?

Quels types de billets souhaitez-vous proposer ?
• Gratuits vs payants
• Y a-t-il différents prix ?
• Le placement est-il libre ou numéroté ?

Qui sont vos invités ?
• Avez-vous une liste d’invités définie en amont ?
• Combien de personne attendez-vous lors de l’événement ?

Les réponses à ces premières questions vous permettront de choisir de la manière la plus fine la ou les solutions de gestion de billetterie qui vous correspondront le mieux.

Nous traiterons dans cet article les 3 grands sujets :

1. Les réseaux de distribution
2. Les outils de gestion de billets
3. Les solutions d’encaissement

1. Les réseaux de distribution


Si votre objectif est de faire venir le maximum de monde à votre événement, il faudra s’appuyer sur des réseaux de distribution qui vous permettront de faire découvrir votre événement.

A) Les réseaux sociaux

Il est impensable de pas inclure les réseaux sociaux dans votre stratégie de promotion de votre événement. Facebook reste à ce jour de loin le plus efficace.
Si votre événement est gratuit et ne nécessite pas de billets physiques vous pouvez facilement organiser l’événement directement depuis Facebook. Celui-ci aura ainsi une chance de devenir viral auprès de votre réseau.

A contrario, Facebook vous offrira des options très limités et vous ne pourrez pas, par exemple, récupérer la liste finale (emails, téléphones) des participants.

evenement facebook

Dans tous les cas, même si vous n’hébergez pas l’organisation de l’événement sur Facebook nous vous conseillons fortement d’inciter les participants à partager l’annonce de leur venue sur les réseaux sociaux.
N‘hésitez pas à leur demander de le faire par mail et si la commande se fait en ligne de partager l’info en 1 clic.

B) Les réseaux de distribution de spectacles

Des réseaux comme Fnac Spectacles, Digitick, TicketMaster, Ticketac vous permettront de bénéficier de leur large audience.

ticketac

Il faut voir ces réseaux uniquement comme des outils de promotion de votre événement. Vous devrez dans la plupart des cas également prévoir d’autres outils afin de vendre directement vos billets en ligne ou sur place.

2. Les outils de gestion de la billetterie


Des sites comme Weezevent ou Evenium ou encore l’américain Eventbrite vous permettent de gérer votre billetterie en ligne et sur le lieu de l’évènement.

Ci-dessous la video de Weezevent



Ces sites vous faciliteront la vie que ça soit pour la gestion de l’achat des billets (online et offline), la gestion du contrôle d’accès et le pointage des tickets.
En 2 clics vous pourrez paramétrer une page d’inscription. Vous pourrez facilement partager les liens d’inscription sur votre site, sur les réseaux sociaux ou encore dans vos mails.
En général ces sites se rémunèrent en prenant une commission sur les billets vendus.

Ils rempliront la plupart des fonctionnalités que l’on peut attendre d’une solution de billetterie.
Si vous souhaitez une intégration un peu plus personnalisée, notamment si vous avez besoin de gérer la gestion de places numérotés je vous invite à les contacter directement afin de voir avec eux les adaptations qu’ils pourront mettre en place.

2 points à toujours vérifier :

La solution choisie respecte elle la loi ?
La mise en place d’une solution de billetterie est soumise à un certain nombre de contraintes légales. L’idée est de permettre à l’administration fiscale de pouvoir contrôler votre nombre de ventes. Ainsi, l’une des premières règles à savoir est que le billet est obligatoire si l’événement est payant ! Assurez-vous d’avoir une bonne traçabilité de vos ventes.
Nous vous invitons à vous référer à l’article du Code général des impôts.

Avez-vous accès aux données des participants ?
Organiser un événement est l’occasion unique de constituer une base de données de clients/prospects que vous pourrez relancer ultérieurement.
Malheureusement, les réseaux de distribution comme la Fnac ou Facebook évoqués plus haut ne vous permettront pas de pouvoir récupérer ces infos. Ainsi, privilégiez toujours les inscriptions via votre site ou via vos newsletters qui vous permettront de récupérer les informations des participants.

3. Les solutions d’encaissement


Achat en ligne :
Si les participants réservent et achètent leurs billets en ligne, nous vous conseillons de passer par les solutions de billetterie clé en main en ligne qui intègrent des moyens de paiement adaptés à la vente de billets. Vérifiez simplement que la solution choisie vous permet de gérer les cas particuliers classiques comme les codes promos et les remboursements.

Achat sur place :
Permettre aux participants de pouvoir acheter un billet sur le lieu de l’événement vous permettra sans nul doute de générer des ventes supplémentaires.
Dans ce cas, vous devrez vous munir d’un carnet de tickets avec un certain nombre de mentions obligatoires (Nom de l’exploitant, Nom de l’événement ou spectacle, Numéro d’ordre du ticket, Prix …).

Dans le cadre de la vente sur le lieu de l’évènement, accepter la carte bancaire vous permettra d’encaisser les participant de manière simple, rapide et sécurisée…
Les terminaux de paiement Smile&Pay seront certainement vos meilleurs alliés. Mobiles et peu onéreux les lecteurs Smile&Pay vous permettront d’accepter la carte bancaire très simplement sans avoir à souscrire à une offre complexe auprès de votre banque.
Les terminaux Smile&Pay seront également très pratiques si vous souhaitez pouvoir encaisser vos clients pendant l’événement. (Mise en place d’un bar, vente de tee shirts, tombola …)
Nous vous invitons à lire le témoignage de l’association Footy for food qui a utilisé Smile&Pay lors d’un de ses événements.

Nous constatons donc avec ce court article que le sujet de la billetterie n’est en rien trivial.
Afin de faire de votre événement un succès il faudra au préalable bien définir votre stratégie et vos objectifs puis choisir les bons outils en conséquence tout en vous assurant de bien respecter la législation en vigueur.

PS : Si vous faites partie de la communauté Smile&Pay n’hésitez pas à nous mentionner, nous nous ferons un plaisir de les relayer sur nos réseaux !

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